Page 211 - INFORME DE GESTION 2020

3.1.4 Gestión documental

Durante el 2020 llevamos a cabo la aplicación del cronograma de transferencia documental,
pasando del archivo de gestión, al archivo central toda la información que hasta el 2018 ya
había cumplido con el tiempo de retención establecido en las tablas de retención documental (TRD),
realizando la transferencia de 303 cajas para su custodia en las instalaciones certificadas del aliado
de servicios Iron Mountain.

Dando cumplimiento al Plan Institucional de Archivos PINAR, entregamos a nuestro proveedor el
100% de los planos físicos de la empresa con el fin de garantizar una adecuada conservación de la
totalidad de la información y dar cumplimiento a la normatividad del Archivo General de la Nación.

Así mismo, realizamos la actualización de listados maestros de documentos, plan institucional de
archivos, manual de gestión documental, programa de gestión documental y procedimientos, con la
inclusión de la operación en Cartago, los cuales fueron aprobados por el Comité Interno de Archivo.

Debido a la emergencia sanitaria y al protocolo general de bioseguridad para el control del
coronavirus que adoptamos frente a la gestión de documentos, el proceso de gestión documental
se fortaleció en la generación y el trámite de la documentación electrónica disminuyendo el uso de
papel y permitiendo la continuidad de los procesos.

3.1.5 Programa de seguros

Seguimos trabajando en el cubrimiento de los principales factores de riesgo y su cubrimiento mediante
la correcta adquisición de los programas de seguro para respaldar la operación a fin de garantizar la
continuidad del servicio. Para esto, se consideró el incremento de algunos de los valores asegurables
de acuerdo con los niveles de riesgo a los que está expuesta la compañía, así como el valor de
reposición de los activos evitando la aplicación de infraseguro en caso de siniestros.

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